ACADEMIE DES BEAUX-ARTS – ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

POSTE :  ASSISTANT ADMINISTRATIF (H/F)

RECRUTEUR : ACADÉMIE DES BEAUX-ARTS

 AFFECTATION : SECRETARIAT GENERAL

 DATE LIMITE DE CANDIDATURE : 5 juillet 2024

 DATE DE PRISE DE POSTE SOUHAITÉE : lundi 2 septembre

 DOMAINE FONCTIONNEL DU POSTE : ASSISTANAT

 CATÉGORIE DU POSTE : C

 LOCALISATION : 23 quai de Conti 75006 PARIS

L’ACADÉMIE DES BEAUX-ARTS

L’Académie des beaux-arts, ainsi dénommée depuis 1803, est l’une des cinq académies qui forment l’Institut de France. Elle contribue à la défense et à l’illustration du patrimoine artistique de la France, ainsi qu’à son développement, dans le respect du pluralisme des expressions.

Réunissant 67 membres, 16 membres associés étrangers et 67 correspondants, elle veille à la défense du patrimoine culturel français et encourage la création artistique dans toutes ses expressions en soutenant de très nombreux artistes et associations par l’organisation de concours, l’attribution de prix, le financement de résidences d’artistes et l’octroi de subventions à des projets et manifestations de nature artistique.  Instance consultative auprès des pouvoirs publics, l’Académie des beaux-arts conduit également une activité de réflexion sur les questions d’ordre artistique.

Elle entretient en outre une politique active de partenariats avec un important réseau d’institutions culturelles et de mécènes.

Afin de mener à bien ces missions, l’Académie des beaux-arts gère son patrimoine constitué de dons et legs, mais également d’importants sites culturels tels que le Musée Marmottan Monet (Paris), la Villa et la Bibliothèque Marmottan (Boulogne-Billancourt), la Maison et les jardins de Claude Monet (Giverny), la Villa et les jardins Ephrussi de Rothschild (Saint-Jean-Cap-Ferrat), la Maison-atelier Lurçat (Paris), la Villa Dufraine (Chars) et la Galerie Vivienne (Paris) dont elle est copropriétaire.

Pour en savoir plus : www.academiedesbeauxarts.fr

Récemment revu, le règlement financier de l’Institut de France et des 5 académies (six personnes morales de droit public à statut particulier) fixe le régime budgétaire et comptable de ces derniers en référence aux dispositions du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP), tout en préservant les spécificités liées à leur statut, leur activité et aux fondations qu’ils abritent.

L’Académie des beaux-arts dispose de particularités fortes :

• L’Académie des beaux-arts n’a pas de tutelle ni de contrôle budgétaire : elle est placée, comme l’Institut de France et les 4 autres académies sous la protection du Président de la République. Le principal organisme de contrôle est la Cour des comptes ;
• La structuration de ses  recettes et de ses dépenses est originale : recettes constituées de dons, loyers et produits financiers ; dépenses axées notamment sur l’entretien du patrimoine historique, des œuvres d’art et l’attribution de prix, bourses et subventions ;
• L’Académie des beaux-arts abrite des fondations sans personnalité morale (Maison et Jardins Claude Monet, Musée Marmottan Monet, Villa et Jardins Ephrussi de Rothschild, Bibliothèque et Villa Marmottan ….

A PROPOS DU SECRETARIAT GENERAL

Le secrétariat général de l’Académie des beaux-arts assure la gestion administrative, juridique et financière de l’Académie des beaux-arts, ainsi que la gestion du patrimoine artistique et immobilier, la mise en place d’un programme de soutien à la création à travers ses prix, des résidences artistiques, des aides et des expositions.

L’assistant administratif (H/F) est affecté au sein de la direction de la communication et des prix

DESCRIPTION DU POSTE

Placé sous l’autorité du Secrétaire perpétuel  de l’Académie des beaux-arts, et par délégation , du secrétaire général, l’assistant administratif (H/F) est placé sous la responsabilité hiérarchique directe de la directrice de la communication et des prix.

Il/ elle est notamment chargé d’assurer le secrétariat et assistanat logistique et administratif de la direction de la communication et des prix,  et tout particulièrement le volet « Prix et Concours ».

Prix et concours :

• Gestion dépôt/retour des dossiers des candidats, ouvrages, etc. selon les spécificités de chaque prix/concours ; préparation et envoi des courriers aux lauréats, mécènes, jurys, éditeurs etc.
• Gestion de la plateforme de mise en ligne des concours en coordination avec le prestataire (lancement concours, traitement et vérification des candidatures, réponses aux questions des candidats pour les concours etc.)
• Organisation logistique des réunions de jurys : réservation des salles et préparation des salles selon les spécificités des jurys (vidéo projecteur, ordinateur, projections des documents et dossiers etc.)
• Participation à l’ensemble des tâches liées à la séance solennelle (remise de tous les prix de l’année) : suivi des éléments demandés (invités des lauréats, réception des RIB, etc.), préparation des documents destinés aux lauréats, accueil des lauréats le jour J, notamment.

Autres missions confiées à l’assistant administratif :

• Gestion et mise à jour quotidienne des listings de l’Académie (sur logiciel CRM)
• Préparation des listings d’invités spécifiques et diffusion des invitations aux évènements organisés par l’Académie (vernissages, remises de prix, colloques, concerts, etc.)
• Gestion des confirmations aux évènements (relances et traitement des RSVP, impression des chevalets pour les VIP)
• Accueil et pointage des invités lors de ces évènements
• Déclarations et suivi des demandes d’autorisations à l’ADAGP (droits de reproduction pour la presse, les supports de communication, les réseaux sociaux et les projections en grande salle et coupole)
• Mise à jour du calendrier prévisionnel du service
• Classement et archivage
• Réalisation d’ordres de mission et états de frais
• Réservation de billets de train et d’avions et de nuitées
• Aide ponctuelle sur tout dossier

PROFIL RECHERCHE / COMPETENCES REQUISES

Connaissances

• Excellente maitrise de l’environnement numérique et des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
• Maîtrise avancée de Excel, des publipostages et de Powerpoint,
• Connaissance des logiciels de CRM est un atout supplémentaire
• Maîtrise de la gestion de multiples agendas
• Maîtrise de la langue anglaise (compréhension orale et rédaction)
• Maîtrise de la langue française (expression orale et réadaction)
• Maîtrise des usages de correspondance

Savoir-faire

• Comprendre rapidement de l’environnement de l’Académie et de l’Institut et de leur fonctionnement ;
• Organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Appréhender le caractère d’urgence et de confidentialité des informations à transmettre 
• Goût pour la communication interne et externe
• Grand sens de la discrétion (connaissance de sujets sensibles)
• Excellent sens du relationnel 
• Gestion des priorités
• Autonomie, initiative et sens des responsabilités ;
• Réactivité, rapidité d’exécution, grande disponibilité 

Savoir-être

• Rigueur, disponibilité
• Très grand sens de la discrétion et de la confidentialité
• Excellentes qualités relationnelles
• Aptitude à rendre compte

Niveau de diplôme

Bac + 2 ou Bac + 3 / BTS assistanat de direction

Conditions particulières (spécificités du poste, contraintes, sujétions) :

Contrat

Contrat à durée déterminée (CDD) du 1^er septembre 2024 au 31 janvier 2025, en remplacement d’un congé de maternité

Cycle de travail de 39 heures hebdomadaires (avec jours de récupération de réduction  du temps de travail)

2 jours de congés annuels et 2 jours RTT par mois

Sujétions

Sujétions en fonction des événements. Horaires pouvant être parfois décalés en fonction de l’agenda des événements.

Disponibilité en soirée lors des vernissages et autres évènements (2-3 évènements / mois environ).

DOSSIER DE CANDIDATURE

Adresser le dossier de candidature par voie électronique à l’attention de Madame Hermine VIDEAU, directrice de la communication et des prix à l’adresse : com@academiedesbeauxarts.fr

En mentionnant dans l’objet du message : CANDIDATURE / ASSISTANT

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

–       un CV

–       le dernier diplôme obtenu

–       une lettre de motivation

Les candidatures, CV et lettre de motivation sont à adresser jusqu’au 5 juillet inclus par courrier électronique.

Les entretiens auront lieu dans la semaine du 8 juillet en présentiel ou visioconférence.

Les candidats convoqués à un entretien seront contactés par courrier électronique.