DOMAINE DE CHANTILLY – RESPONSABLE DES MOYENS GÉNÉRAUX H/F

Poste : responsable des moyens généraux (H/F)

Recruteur : INSTITUT DE FRANCE

Nature du contrat : CDD 3 ans sur poste pérenne ou Contrat de détachement (fonctionnaire)

Affectation : DOMAINE DE CHANTILLY (OISE)

Date limite de candidature : 30 septembre 2024

Date de prise de poste souhaitée : poste vacant (création de poste)

Domaine fonctionnel du poste : gestion des bâtiments et des moyens généraux

Catégorie du poste : A ou B+ selon profil

Localisation : 17 rue du Connétable – 60500 Chantilly

A PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Depuis 1795, l’Institut de France propose aux cinq académies (française, inscriptions et belles-lettres, sciences, beaux-arts, sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour travailler au perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions. Il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques et de nombreuses demeures et collections (le château de Chantilly, le musée Jacquemart-André, la villa Kérylos…).

L’Institut de France et les cinq académies accueillent de nombreuses personnalités comme le Président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’état et personnalités étrangères et enfin les membres de l’Institut pour leur séance hebdomadaire.

L’Institut de France reçoit également des libéralités (dons et legs) et dans ce cadre, abrite de nombreuses fondations et fondations-musées.

Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

A PROPOS DU DOMAINE DE CHANTILLY

Le domaine de Chantilly est situé dans l’Oise, au nord de Paris, à 30 min en train de la gare du Nord.

Il s’agit d’une des fondations abritées de l’Institut de France.

Par donation du 25 octobre 1886, le duc d’Aumale a confié le domaine de Chantilly à l’Institut de France. Le Domaine de Chantilly – Fondation d’Aumale, composé du château de Chantilly (château, musées, Grandes Écuries, parc et jardins, domaine immobilier et forestier), matérialise la donation faite par le duc d’Aumale à l’Institut de France : tous les biens, droits ou ressources sont gérés par l’Institut de France, personne morale de droit public à statut particulier.

En quelques phrases, le château de Chantilly, c’est :

• Le château et son mobilier d’époque, souvenirs intacts du duc d’Aumale depuis le XIX^e siècle ;
• Le musée Condé : la 2^e collection de peintures anciennes après le Louvre ;
• La prestigieuse collection de livres dont le célèbre manuscrit Les Très Riches Heures du duc de Berry ;
• Un parc de 115 hectares dont les parterres ont été dessinés par André Le Nôtre ;
• Un domaine forestier et immobilier de 7 800 hectares (dont 6 300 hectares de forêt) ;
• Les plus grandes écuries princières d’Europe qui abritent le seul musée vivant du Cheval aussi complet en France ;
• Des spectacles équestres poétiques adaptés à tous les publics ;
• Des événements toute l’année, dont les Journées des Plantes de Chantilly, la première exposition-vente de fleurs en Europe continentale.

Pour de plus amples informations : https://chateaudechantilly.fr/

DESCRIPTION DU POSTE

Placé(e) sous l’autorité du chancelier et par délégation de l’administratrice générale du domaine de Chantilly, le/la responsable des moyens généraux, placé sous l’autorité directe de la Secrétaire générale, a pour mission d’assurer le bien-être et la sécurité au travail du personnel de l’établissement.

Il/elle garantit la maintenance et l’entretien des infrastructures du site (bâtiments et équipements), dans une optique d’optimisation des coûts et d’amélioration continue de la qualité des services rendus.

Le/la responsable a de nombreux échanges avec l’ensemble de services du domaine : secrétariat général (système d’information, parcs et jardins, ressources humaines, finances, marchés) ainsi qu’avec les services  chargés des musées, du développement, de l’immobilier et de la forêt, des grandes écuries, du mécénat et de la sécurité.

1. GARANTIR LA BONNE GESTION DES EQUIPEMENTS ET LES LOCAUX

Le/la responsable des moyens généraux concourt à mettre en place un environnement de travail en adéquation avec les besoins des collaborateurs et respectueux des normes d’hygiène, de sécurité et d’environnement. Il/elle assure les fonctions de conseiller de prévention auprès de la direction de l’établissement. L’agent supervise le respect de la réglementation en vigueur pour les équipements et les locaux. A ce titre il/elle est chargé de :

• Assurer le suivi de la mise en œuvre des prescriptions issues du DUERP, des audits de sécurité et des organismes de contrôle (APAVE, SOCOTEC) ainsi que des sociétés d’assurance en lien avec les services techniques en lien avec le service sécurité ;
• Veiller à la mise en œuvre des plans d’entretien des bâtiments et de maintenance des équipements électriques et de CVC (chauffage, ventilation, climatisation) en lien avec les services technique avec la mise en place d’une GMAO pour planifier, documenter et remplir nos obligations d’entretien et de maintenance ;
• Elaborer des procédures et des fiches de prescriptions techniques notamment dans les locaux techniques (atelier de restauration, menuiserie, écuries, etc.).

2. GERER LES ACHATS DE FOURNITURES ET DE PRESTATIONS

Le/la responsable gère les achats dans le respect des règles de la commande publique et les processus mis en place au sein de l’établissement. L’agent recherche l’optimisation des moyens dans un contexte de contraintes budgétaires et prend en compte les enjeux de développement durable.  A ce titre, il doit : 

Pour les locaux

• Gérer l’ensemble des contrats de fournitures et prestations nécessaires au bon fonctionnement des locaux :
• Gérer les achats de mobilier, les aménagements de bureaux ou d’espaces de travail ;
• Assurer le suivi du nettoyage des locaux du domaine (gestion des équipes permanentes de nettoyage et des entreprises de nettoyage) pour tous les sites (château ; GE, bureaux) en lien avec le coordinateur nettoyage ;
• Piloter d’éventuelles opérations d’optimisation des espaces (planification des changements de locaux, organiser et superviser les déménagements).

Pour les fournitures : 

• Gérer l’approvisionnement et les stocks nécessaires à chaque collaborateur (carburants automobiles, petits accessoires informatiques, mobilier et fournitures de bureau, produits d’entretien).
• Gérer et suivre les contrats pour les fluides (gaz, électricité, eau) dans un souci d’économie de la ressource ;

Pour l’informatique et la bureautique

• Suivre les contrats de gestion du parc informatique (stock d‘ordinateurs et téléphones de fonction…) en lien avec le responsable informatique ;
• Etablir et suivre les contrats de reprographie avec le responsable informatique.

Pour la flotte de véhicules

• Superviser le suivi administratif et technique de la flotte de véhicules (camions, engins, voitures, vélos) et services annexes (suivi des contrats location ou leasing, badge péage, cartes essence, carnet entretien, amendes) en lien avec les services utilisateurs.

Pour les vêtements de travail et les équipements de protection individuelle

• Assurer la gestion des équipements de protection individuelle : expression des besoins des équipes, achats, gestion des stocks, distributions, restitutions.

Enfin, le/la responsable assure avec ses collaborateurs le suivi des contrats de gestion du courrier (la Poste, DHL etc.), l’accueil effectif des fournisseurs, livreurs et coursiers et l’information aux services.

3. ELABORER ET SUIVRE LE BUDGET :

• Elaborer et suivre le budget relatif aux dépenses de l’administration générale (tableaux de bord financiers, suivi dans l’outil PEP) et les budget des service des travaux, des bâtiments et de l’informatique (utilisation du logiciel PEP) en lien avec leurs responsables;

• Participer à l’élaboration des budgets de fonctionnement et d’investissement des services transversaux (parc, sécurité) pour la maintenance et l’entretien des locaux et des équipements ;
• Participer à la politique d’achats de l’établissement et optimiser les budgets, en lien avec le service financier et la cellule commande publique : accompagner la passation des marchés publics notamment en rédigeant les clauses techniques des contrats et marchés (CCTP), demander les devis, assurer le suivi des contrats ;

Il s’agit d’une création de poste, à court terme le/la responsable assurera l’encadrement d’une équipe de 6 agents (1 gestionnaire financier, 1 agent de liaison, 4 agents chargés du nettoyage du château grandes écuries et du parking).

Compétences requises :

• Pilotage et coordination de travaux (gestion d’un GMAO) ;
• Connaissances administratives et juridiques (veille législative en matière d’hygiène et de sécurité, réglementation de la commande publique ;
• Connaissance des règles comptables et budgétaires publique ;
• Connaissance techniques (normes environnementales, innovations technologiques)
• Expérience managériale
• Maîtrise de la langue française ;
• Maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet),
• Maitrise d’un outil de gestion budgétaire (le domaine de Chantilly utilise le logiciel PEP ; formation assurée si nécessaire).

Qualités requises :

• Sens de l’organisation
• Capacité d’autonomie et d’adaptation aux outils, procédures et méthodes de travail.
• Capacité à travailler au sein d’une équipe et sens du dialogue
• Réactivité et réelles capacités d’adaptation,
• Capacité à prioriser ses activités et faire preuve d’anticipation.
• Qualités relationnelles, sens de l’écoute et de la communication conjugués à un sens du service développé.

Une première expérience réussie sur un poste similaire est souhaitée.

Conditions particulières (durée du contrat, spécificités du poste, contraintes, sujétions) :

Ce poste est basé au Domaine de Chantilly et n’est pas ouvert au télétravail.

Permis B obligatoire.

Le poste intègre des jours d’astreinte.

Durée du contrat :

Si fonctionnaire :

• Soit mobilité ;
• Soit contrat de détachement d’un an, renouvelable par période de trois ans (garantie de la situation administrative, statutaire et financière)

Si agent non titulaire (contractuel) : contrat à durée déterminée de trois ans sur poste pérenne avec période d’essai de trois mois, renouvelable une fois pour la même durée.

Cycle de travail :

39h00 hebdomadaires pour un temps complet ouvrant droit à 23 jours de RTT.

Horaire de travail :

De 08h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plateforme du site « Choisir le service public ». Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur la plateforme.

Adresser le dossier de candidature à Laetitia de Monicault par voie électronique à l’adresse suivante : oumnia.abdellatif@chateaudechantilly.fr et copie à  laetitia.demonicault@chateaudechantilly.fr

En mentionnant dans l’objet du message : Responsable des moyens généraux  

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

• un CV ;
• une lettre de motivation ;
• le dernier diplôme obtenu (présenter l’original lors de l’entretien de recrutement) ;
• le dernier compte rendu d’évaluation professionnel, le cas échéant.