INSTITUT DE FRANCE – CONTRÔLEUR DE GESTION SOCIALE (H/F)

Emploi - 30 août 2024

Poste : CONTRÔLEUR DE GESTION SOCIALE (H/F)

Recruteur : INSTITUT DE FRANCE

Affectation : DIRECTION DES SERVICES

Date limite de candidature : 1^er octobre 2024

Date de prise de poste : 1^er novembre 2024

Domaine fonctionnel du poste : ADMINISTRATION GENERALE – CONTROLE DE GESTION

Catégorie du poste : catégorie A

Localisation : 23 quai Conti – 75 006 PARIS

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.

Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

À PROPOS DE LA DIRECTION

L’Institut et les cinq académies comptent 520 collaborateurs. L’Institut de France au sens strict en compte environ 350, répartis en différents ensembles (services centraux, bibliothèques, monuments). Les services centraux de l’Institut s’appuient sur 130 personnes qui assurent le fonctionnement du palais de l’Institut (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 rue de Seine), siège de l’Institut et des cinq académies. Ils organisent également les événements et portent les actions dont l’Institut est responsable (librairie, conférences, visites, podcasts, France-Mémoire). Ils assurent la gestion des fondations de l’Institut et la tutelle des monuments que possède l’Institut. Ils assurent un appui constant dans la gestion des bibliothèques de l’Institut.

Pour cela, les services de l’Institut reposent sur six services support : affaires juridiques et archives, ressources humaines, systèmes d’information, intérieur (affaires générales, sécurité, audiovisuel et intendance), services financiers et agence comptable. Ils reposent aussi sur sept services métiers : monuments et collections, mécénat et développement, fondations, culturel, communication, service de valorisation du patrimoine et service des bibliothèques.

LE SERVICE

Le service des ressources humaines (RH) propose, définit et met en œuvre la politique de ressources humaines adaptée à la stratégie et au projet de l’Institut de France. Il apporte assistance et conseil au directeur des services administratifs de l’Institut de France et aux secrétaires généraux des cinq académies. Le service RH assure la mise en œuvre des procédures de gestion collective des RH : campagnes de recrutement, de mobilité et de promotion, paye, plan de formation, retraite et prend en charge l’ensemble des actes administratifs de gestion individuelle (contrats, documents de liaison de paye, gestion et suivi des carrières), pour plus de 370 agents contractuels de droit public (hors contrats saisonniers et vacataires) et 150 fonctionnaires affectés ou en contrat de détachement.

Le service RH élabore le plan de formation et au dialogue social, organise la concertation avec les représentants du personnel (comités techniques, commission consultative paritaire). Il prépare la tenue des élections (listes électorales, campagnes d’information). Il dirige la réalisation d’enquêtes, d’études et de statistiques (bilan social, rapport d’activité, enquêtes ministérielles). Il accompagne les personnes et les services dans le règlement de situations difficiles. Outre la cheffe de service, le service compte une adjointe, quatre gestionnaires, trois chargés de mission de catégorie A (formation et prévention ; dialogue social et action sociale ; gestion des fonctionnaires).

Le service RH contribue à l’élaboration et au suivi des budgets des dépenses de personnel en relation avec la direction des services financiers, l’agence comptable et les secrétariats généraux des cinq académies. Il est nécessaire de créer un poste de contrôleur de gestion sociale pour assurer l’élaboration et le suivi de la mise en œuvre des données sociales et des budgets de masse salariale de l’Institut et des cinq académies. Cette création de poste s’inscrit dans un contexte de montée en compétences budgétaire et financière afin de pouvoir progresser dans le pilotage de la masse salariale, le contrôle et suivi des données sociales de la paye ainsi que la sincérité budgétaire et comptable, y compris par une présentation pluriannuelle des dépenses.

DESCRIPTION DU POSTE

Placé sous l’autorité du Chancelier de l’Institut de France, et, par délégation du Directeur des services administratifs, le contrôleur de gestion sociale (H/F) le contrôleur de gestion sociale (H/F) relève du service des ressources humaines.

Il est sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la direction des ressources humaines. Il assure des missions générales transversales, pour l’Institut de France et les académies, en concertation avec la direction des services financiers et l’agence comptable. Il/ elle a pour mission générale d’élaborer et de suivre les outils concourant à la construction, à la révision et au suivi des effectifs et de la masse salariale de l’Institut et des académies. Il/elle assure la synthèse des données des ressources humaines à destination de la Direction et des instances du dialogue social.

Ses missions générales sont les suivantes :

SUIVI DES CHARGES DE PERSONNEL (MASSE SALARIALE)

Le contrôleur de gestion sociale (H/F) assure la préparation chaque année du budget initial et prévisionnel du budget du personnel de l’Institut et des académies, y compris de leurs fondations, dans une perspective pluriannuelle. Ce travail de synthèse nécessite une maîtrise des techniques budgétaires propres à la gestion et au pilotage de la masse salariale. Il appelle aussi une maîtrise des outils informatiques (en particulier le progiciel des établissements publics (PEP)) permettant d’élaborer les tableaux de la liasse de documents attendus dans le cadre de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP), conformément au nouveau règlement financier de l’Institut et des académies. Ce travail devra être fait pour chaque entité (’Institut de France et les 5 académies, y compris les fondations). Cela implique la réalisation notamment des tâches suivantes :

Construire les budgets de dépenses du personnel en lien avec les représentants des six entités et de leurs fondations (environ une quinzaine de budgets distincts, 20 millions d’euros, Chantilly inclus) ;
Assurer un suivi trimestriel de l’exécution de la masse salariale à partir des deux logiciels de paie Winpaie et Sage;
Intégrer chaque mois les fichiers des opérations diverses (OD) de paye depuis les logiciels de paye vers le logiciel comptable et financier (PEP), en concertation avec la direction des services financiers et l’Agence comptable ;
Analyser les écarts, vérifier les nomenclatures utilisées dans les libellés des logiciels de payes, vérifier les imputations budgétaires des dépenses de personnel ;
Suivre les subventions accordées par les ministères de la Culture (programme 175), de l’Education nationale (programme 141)
Suivre l’exécution des crédits notifiés par le ministère de l’Enseignement supérieur environ 8 millions d’euros pour les dépenses de personnel et les indemnités académiques)
Préparer des tableaux des emplois présentés au budget et au compte financier à la gouvernance ;
Rédiger des notes de synthèse sur l’évolution des effectifs et de la masse salariale ;
Suivre et contrôler de la bascule des données de paye de WINPAYE vers WINPAYE RH+ (logiciel de la société CEGAPE) au 1^er janvier 2025

Suivi des effectifs

Créer les outils de suivi des effectifs en ETPT
Etablir les hypothèses d’évolution des emplois en concertation avec chaque entité
Elaborer les outils de suivi régulier des effectifs en ETPT
Analyser les évolutions et rédiger des notes d’information à destination de chaque entité
Construire les tableaux de bord du suivi de la consommation des effectifs en équivalents temps plein travaillés (ETPT)

Analyser les données issues des tableaux de bord pour aider à la décision en matière de politique de l’emploi

Réaliser les extractions de données pour le Rapport Social Unique (RSU) et les rapports d’activités

3) Gestion des indemnités académiques

Les académiciens reçoivent une indemnité en compensation de leur travail académique au sein de l’Institut en application des textes réglementaires en vigueur. La gestion des indemnités académiques relèvent de processus de paie, ce qui nécessite la désignation d’une personne qui accompagne les académiciens notamment en cas de changement de statut au sein d’une académie ou de déclaration fiscale. Le paiement des indemnités académiques relève du budget du ministère de l’enseignement supérieur et du budget des fonds propres de chaque entité. Un gestionnaire est d’ores et déjà chargé d’assurer la mise en paiement au service des ressources humaines.

Il/elle assure une coordination d’ensemble à la fois sur la gestion des académiciens (constitution d’un livret d’accueil explicatif, courriers individuels le cas échéant, renseignements sur leur situation) et sur le pilotage des indemnités académiques (contrôle des montants des parts fixes et parts variables, pilotage budgétaire en conformité avec l’enveloppe de masse salariale octroyée, notes d’information, régularisation de situations individuelles, le cas échéant).

4) AUTRES DOSSIERSBUDGETAIRES ET FINANCIERS

Taxe sur les salaires

Le contrôleur de gestion sociale (H/F) assure la gestion de la taxe sur les salaires (Institut et académies). Il supervise les extractions mensuelles des gestionnaires et assure la déclaration mensuelle en relation avec chaque entité, en tenant compte de l’ajustement de la taxe sur les salaires en fonction des recettes d’exploitation commerciale de chaque entité, le cas échéant. La gestion de la taxe sur les salaires nécessite une coordination avec la direction des services financiers, l’agence comptable et l’administration fiscale. Cette gestion implique une réflexion sur l’imputation de la taxe sur les salaires d’un point de vue budgétaire et comptable en lien avec les services financiers et l’agence comptable. Un bilan du coût annuel de la taxe sur les salaires sera présenté en comité social d’administration commun de l’Institut et des académies.

Protection sociale complémentaire (mutuelle et prévoyance)

Le contrôleur de gestion sociale (H/F) devra également suivre le sujet de la protection sociale complémentaire pour chaque entité (Institut et académies) :

Analyser les factures actuelles transmises par la MGEN (mutuelle) et la MUTEX (prévoyance) ;
Contrôler la cohérence des adhésions individuelles à la mutuelle et à la prévoyance avec les factures ;
Vérifier les imputations budgétaires et comptables des coûts engendrés par la participation de chaque employeur pour la protection sociale complémentaire ;
Analyser les évolutions réglementaires relatives à la protection sociale complémentaire dans le secteur public ;
Présenter les conséquences financières pour les employeurs des évolutions réglementaires et des évolutions des tarifs de la protection sociale complémentaire (mutuelle et prévoyance).

Optimisation budgétaire et fiscale

Contrôler et analyser les charges sociales et patronales

Produire des données de synthèse sur les indemnités journalière de la Sécurité sociale (IJSS) versées par la Sécurité sociale

Faire des propositions d’exonérations de taxe sur les salaires ou de TVA

Anticiper les contrôles de l’URSSAF

Profil recherché / Compétences requises

Connaissances

Maîtrise des données sociales de la rémunération des agents publics
Maîtrise des enjeux du pilotage des dépenses de personnel (pilotage de la masse salariale, intégration des charges sociales d’un point de vue comptable, nomenclature comptable des charges de personnel)
Maitrise des enjeux du suivi des effectifs en équivalent temps plein travaillé (ETPT)
Maîtrise de la chaîne financière, de la gestion budgétaire et comptable publique (GPCP) et des acteurs concernés (DRH, direction des services financiers, agence comptable).
Maîtriser le statut de la fonction publique, en particulier des fonctionnaires et de contractuels de droit public ;
Excellente maîtrise d’Excel (tableaux croisés dynamiques et bases de données) ;
Être à l’aise avec les applications informatiques et savoir faire des requêtes et des tableaux de synthèse
Maîtriser les tableaux de bords
Maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet).

La connaissance du ministère de l’enseignement supérieur, la maîtrise des composantes des bulletins de salaire des fonctionnaires et du « calcul du coût employeur », une expérience dans un bureau de « synthèse » ou un bureau budgétaire et une expérience en GRH publique seront des atouts supplémentaires.

Savoir-faire

– Savoir utiliser des bases de données et/ ou SIRH et des statistiques

Savoir rédiger des notes de synthèse à destination de la Gouvernance
Savoir traiter de sujets très polyvalents (RH et budgétaires)
Savoir rendre compte
Savoir travailler avec des interlocuteurs très différents
Savoir rédiger des notes de synthèse
Savoir rédiger des articles pour la communication interne

Savoir-être

Excellentes qualités relationnelles
Respect du protocole et de l’autonomie des Académies
Rigueur, disponibilité, esprit d’équipe
Savoir s’adapter très rapidement à un environnement complexe
Sens de la discrétion et de la confidentialité
Aptitude à rendre compte
Être force de proposition
Travailler de manière autonome

Formation / niveau de compétences requis

Master 2 en économie-gestion – RH / droit public – Formation générale en droit administratif , « carrières administratives »

1^ère expérience dans un organisme public

Un attaché (ou corps équivalent) ayant déjà une expérience en gestion statutaire, administrative et/ou budgétaire serait la candidature idéale.

CONDITIONS PARTICULIÈRES

Durée du contrat :

Si fonctionnaire : affectation ou détachement

Si agent non titulaire (contractuel) : CDD de trois ans avec période d’essai de trois mois, renouvelable une fois pour la même durée.

Avantages

Télétravail possible

Titres-restaurant

5 semaines de congés annuels et 23 jours de RTT (cycle de travail de 39 heures hebdomadaires)

Adhésion à Club Employés (réduction sur de nombreux achats)

Carte « offre sociale et culturelle » avec entrées gratuites dans les fondations-musées de l’Institut et des académies.

Accès aux activités culturelles de l’Institut et des académies (conférences, expositions, concerts …)

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Choisir le service public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.

Adresser votre dossier de candidature à Madame Estelle CHICOUARD, cheffe du service des ressources humaines, par voie électronique à l’adresse :

Estelle.chicouard@institutdefrance.fr

Copies : Mariam.bessa@institutdefrance.fr et recrutement@institutdefrance.fr

En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM_CANDIDATURE_CONTRÔLEUR DE GESTION SOCIALE

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :