Institut de France – Huissier (H/F)

Poste : HUISSIER

Recruteur : INSTITUT DE FRANCE

Affectation : SERVICE INTERIEUR

Date limite de candidature : 31 octobre 2024

Date de prise de poste : 1^e novembre 2024

Statut du poste : remplacement congé maternité

Domaine fonctionnel du poste / métier : ACCUEIL, RECEPTION ET PROTOCOLE

Catégorie du poste : C

Localisation : 23 quai Conti 75006 PARIS

À PROPOS DE L’INSTITUT DE FRANCE

Créé en 1795, l’Institut de France a pour mission de proposer aux cinq académies qui y travaillent (Académie française, Académie des inscriptions et belles-lettres, Académie des sciences, Académie des beaux-arts, Académie des sciences morales et politiques) un cadre harmonieux pour remplir leur mission de perfectionnement des lettres, des sciences et des arts, à titre non lucratif. Grand mécène, il encourage la recherche et soutient la création à travers la remise de prix, de bourses et de subventions (plus de 23 millions d’euros sont distribués chaque année par le biais de ses fondations abritées). Placé sous la protection du président de la République, il est également le gardien d’un important patrimoine, à commencer par le Palais du quai de Conti, quatre bibliothèques dont la bibliothèque Mazarine, ou encore de nombreuses demeures et collections qui lui ont été léguées depuis la fin du XIXe siècle. Parmi elles se trouvent le château de Chantilly, le domaine de Chaalis, le musée Jacquemart-André, le château de Langeais, le manoir de Kerazan ou encore la villa Kérylos. Outre les membres de l’Institut qui se rendent au Palais pour leur séance hebdomadaire, l’Institut de France et les cinq académies reçoivent tout au long de l’année, au cours des événements qu’ils organisent ou accueillent, de nombreuses personnalités françaises ou étrangères comme le président de la République, des membres du gouvernement, des personnalités françaises, des chefs d’État et personnalités étrangères.

Pour de plus amples informations : https://www.institutdefrance.fr/

À PROPOS DE LA DIRECTION

L’Institut et les cinq académies comptent 520 collaborateurs. L’Institut de France au sens strict en compte environ 350, répartis en différents ensembles (services centraux, bibliothèques, monuments). Les services centraux de l’Institut s’appuient sur 130 personnes qui assurent le fonctionnement du palais de l’Institut (ensemble architectural du 17 au 25 quai Conti, ainsi que le 1 rue de Seine), siège de l’Institut et des cinq académies. Ils organisent également les événements et portent les actions dont l’Institut est responsable (librairie, conférences, visites, podcasts, France-Mémoire). Ils assurent la gestion des fondations de l’Institut et la tutelle des monuments que possède l’Institut. Ils assurent un appui constant dans la gestion des bibliothèques de l’Institut.

Pour cela, les services de l’Institut reposent sur six services support : affaires juridiques et archives, ressources humaines, systèmes d’information, intérieur (affaires générales, sécurité, audiovisuel et intendance), services financiers et agence comptable. Ils reposent aussi sur sept services métiers : monuments et collections, mécénat et développement, fondations, culturel, communication, service de valorisation du patrimoine et service des bibliothèques.

À PROPOS DU SERVICE

Le service intérieur est composé d’environ 35 agents assurant la sécurité, l’intendance (le ménage, l’entretien, la logistique), l’accueil des académiciens et des invités au Palais, les achats de fournitures,  l’installation et la mise en œuvre des moyens techniques (son et image) et humains nécessaires à la réalisation des événements, se déroulant dans les espaces de du Palais de l’Institut ainsi que le fonctionnement technique de la radio en ligne Canal Académies. Le service intérieur s’appuie sur des agents administratifs, des agents d’entretiens et de service, et huissiers ainsi qu’un régisseur sons et lumière et deux technicien.

Le service intérieur est composé des unités suivantes :

1. La régie des évènements – Sons, Lumière, Images (3 personnes)
2. Le poste central de sécurité (12 personnes)
3. Le pôle achats (2 personnes)
4. Le pôle intendance du Palais (19 personnes)

Au sein du pôle intendance, la mission des huissiers consiste à accueillir les membres de l’Institut, les personnes ayant un rendez-vous avec un membre ou un chef de service, préparer les salles de réunion, informer et guider les visiteurs vers les bureaux ou les salles de réunion.  Le service du courrier est également assuré par des huissiers.

DESCRIPTION DU POSTE

Placé sous l’autorité du Chancelier de l’Institut de France, et par délégation du directeur des services administratifs l’huissier (H/F) relève de la responsabilité hiérarchique de la cheffe du service intérieur et sous la responsabilité fonctionnelle du responsable du pôle intendance.

Il/elle est un agent polyvalent qui  participe aussi bien à l’accueil de tous les publics (accueil des visiteurs, agents et membres de l’Institut et des Académies, des hautes personnalités françaises et étrangères depuis le poste d’accueil situé au 23 quai de Conti) qu’aux tâches générales d’intendance du Palais (préparation des salles, transport de fournitures, gestion du courrier, suivi des séances des académies, Coupoles,…).

Il/elle sait se rendre disponible et doit être ponctuel pour assurer, avec ses collègues, la continuité de l’accueil physique de toutes les personnes se présentant du 23 quai de de Conti.

Le port de l’uniforme professionnel (fourni) est obligatoire tous les jours.

selon les besoins et les évènements, il peut alterner ses missions entre les fonctions d’agent d’accueil (poste d’accueil) et d’huissier. L’ensemble de ses missions se font au service de l’Institut de France et des 5 académies.

La mission principale est celle relative à l’accueil du public.

• Accueil du public

Ces missions s’exercent depuis le poste d’accueil situé au 23 quai Conti.

Dans ce cadre, il est chargé de :

• Accueillir et orienter l’ensemble des membres de l’Institut, du public et visiteurs au quotidien et lors d’évènements particuliers (séances, colloques, remises de prix, déjeuners et diverses réunions, …)
• Accueil physique du public au poste d’accueil :

Réceptionner, orienter, renseigner et accompagner les visiteurs

Enregistrement informatique et remise de badge

• Réception des appels téléphoniques et transmission aux personnes concernées
• Renseigner sur le programme des manifestations
• Renseignements téléphoniques, courriels, et réponses écrites
• Tenue du calendrier des visiteurs attendus (rendez-vous…)

Néanmoins l’huissier peut être amené à occuper l’ensemble des fonctions suivantes :

• Préparation des réceptions, des séances académiques, des Coupoles, des salles de réunion …

 Ces missions s’exercent dans tout le Palais, en fonction des besoins et des évènements.

•  Assurer la tenue du vestiaire lors des différents événements, en tant que de besoin ; Aide à l’habillage des académiciens lors des manifestions en habit
• Assister l’huissier-maître d’hôtel dans toutes les tâches liées à la préparation et au service des réceptions ;
• Contribuer au service de boissons en salles ; préparation et service
• Accueillir et orienter l’ensemble des membres de l’Institut, du public et visiteurs au quotidien et lors d’évènements particuliers (séances, colloques, remises de prix, déjeuners et diverses réunions, …)
• Participer à la préparation des salles de séances et de réunion, possibilité de se voir attribuer le suivi d’une séance académique hebdomadaire, des salles de réunions, …
• Assurer des permanences au bureau des huissiers selon le planning établi par le responsable de l’intendance du Palais ;
• Faire des courses, le cas échéant, en fonction des besoins
• Suivre la réception de commandes.
• Participation en tant que de besoin de renfort ou de remplacement :
• Lors des congés ou absence des autres huissiers du service aux différents postes : vigiles, salon des Académiciens, vestiaire, courrier, accueil…

• Service du courrier et travaux de reprographie

• Au service courrier: réception, tri, distribution et ramassage dans les bureaux, affranchissement, édition rapport fin de mois et année pour facturation, saisie des envois colissimo sur Expeditor puis sur tableaux mensuels pour l’Institut et les Académies et refacturation aux Académies ; réception et distribution des colis, colissimos et plis dans les cases dédiées et dans les bureaux ;

Aide à la mise sous plis lors d’envois en nombre.

• Travaux de reprographie: mise sous plis et travaux de reliures pour les Académies et l’Institut.
• Pressing

Tenir à jour le tableau de remise des uniformes. Gestion des réceptions et des remises des vêtements des agents dotés de vêtements de travail.

DESCRIPTIF DU PROFIL RECHERCHÉ (COMPÉTENCES REQUISES) :

Connaissances et savoir-faire 

• Maîtrise de la langue française et des usages de correspondance
• Maitrise des outils informatiques courants (Word, Excel, messagerie électronique, internet)
• Maîtrise de l’utilisation du téléphone
• Savoir écouter son interlocuteur et répondre de manière courtoise
• Bonne tenue et présentation exigées 
• Sens accru de la discrétion et de la réserve vis-à-vis des académiciens et de toute personnalité invitée
• Capacité à travailler au sein d’une équipe
• Capacité à rendre compte à ses supérieurs 
• Savoir respecter le protocole 

Savoir-être 

• Être ponctuel, respecter les plannings et horaires définis
• Être à son poste tous les jours, sauf absences justifiées
• S’assurer de la continuité du service d’un accueil physique (au poste d’accueil)
• Avoir le sens du contact et de l’accueil, qualités relationnelles 
• Savoir donner des informations précises, compréhensibles et exactes
• Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité
• Avoir le sens du service et de l’intérêt général 
• Savoir respecter les personnes accueillies et le matériel 
• Savoir gérer des personnalités difficiles, le cas échéant
• Correction parfaite exigée (présentation, tenue vestimentaire, langage)

Niveau de diplôme minimum requis :  Pas de diplôme requis  (niveau bac de préférence)

CONDITIONS PARTICULIÈRES

Durée du contrat : CDD huit mois en remplacement d’un congé de maternité.

Sujétions

Pas de télétravail

Certains événements peuvent entrainer une prise de poste anticipée ou une fin de poste retardée.  

L’activité peut entraîner des contraintes horaires et des modularités de planning. 

Possible transport de charges, notamment lors des livraisons de boissons et de livres. 

Tenue vestimentaire particulière lors des évènements 

Attitude irréprochable requise lors des évènements

Amplitudes horaires : En fonction des nécessités de service et du planning des huissiers,  les horaires de travail peuvent s’effectuer entre 8 heures du matin et 19 heures.

Avantages

Titres-restaurant

5 semaines de congés annuels et 23 jours de RTT en année pleine (cycle de travail de 39 heures hebdomadaires)

Adhésion à Club Employés (réduction sur de nombreux achats)

Carte « offre sociale et culturelle » avec entrées gratuites dans les fondations-musées de l’Institut et des académies.

DOSSIER DE CANDIDATURE

Important : ne pas mettre en ligne votre candidature directement sur la plate-forme du site « Place de l’emploi public » ou sur une autre plate-forme. Votre candidature ne sera pas examinée si elle est déposée sur une plate-forme d’un site de recrutement.

Adresser votre dossier de candidature à Madame Marina JIMENEZ, cheffe du service intérieur : marina.jimenez@institutdefrance.fr

Copie : emmanuel.beaucousin@institutdefrance.fr

 En mentionnant dans l’objet du message : VOTRE NOM_CANDIDATURE_HUISSIER

Le dossier de candidature est composé des documents suivants (à transmettre en pièces jointes) :

• un CV ;
• une lettre de motivation,
• votre dernier compte rendu d’évaluation professionnelle